一起工作的同事

IVR
語音撥號器

自動撥號至目標名單並自動播放 IVR 語音選項以進行確認,減省 call center 人手統計的程序。

首先什麼是交互式語音應答(IVR)?

客戶支援對每個企業都十分重要,因為客戶有需要盡快解決的問題,如果客戶發生緊急事件而撥打電話需要等待一個長時間,這樣會影響客戶忠誠度最終導致客戶流失。而聯繫公司最常見(也是最快)的方式是通過電話,即使是小型企業也可能難以處理大量電話。這就是交互式語音響應 (IVR) 發揮作用的時候。

它是一個通過語音或撥號與來自客戶的來電進行交互的系統,也可以在內部供企業員工使用。IVR 系統為客戶提供有限的菜單選項,如果類別未列出,來電者可以選擇轉移到座席。通過選擇各種選項,IVR 將來電轉移到選定的部門,節省大量時間並改善客戶體驗。

交互式語音響應或 IVR 系統可以數字生成或由人預先錄製。它旨在整理查詢、減少等待時間並提高員工的績效,因為他們知道他們將在電話上處理什麼問題或疑問。

為了與 IVR 系統交互,來電者可以撥打號碼或通過重複給定選項之一來簡單地響應。精心設計的交互式語音響應系統是一個有用的補充,可以極大地影響業務績效並降低成本。

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IVR 語音撥號器有什麼用途 ?

當您需要逐一致電,撥打至大量人數時,整個流程需要花上很多時間及人力,而且其後需要整理數據及統計,但經過眾多的流程之後難免有機會發生失誤,導致數據出錯。

 

例如您需要向 3000 人發出工作通知,傳統方式是逐一撥打確認,但顯然該方法效率低下而且十分浪費人力。

而 IVR 語音撥號器可以幫您自動撥出至名單,並播放所錄製的語音選項。使用 IVR 語音撥號器,您只需選擇或新增名單,自行錄製語音 ( e.g. 該電話為 AB 外傭中介所的工作通知......,有意應徵請按 1 字、無意應徵請按 2 字 ) 並設定至選項中,再選擇撥出時間及次數,其後系統會自動在您所設定的時間撥打至名單的號碼並播放語音選項,而接聽者所選的選項會在項目報告所顯示,清楚知道應徵的人數及應徵者的基本資料。

( IVR ) 交互式語音應答系統可以令企業有什麼好處?

儘管 IVR 系統是自動化的,並且基本軟件為呼叫者提供了有限的選擇,但它們有很多好處。擁有 IVR 軟件的一些最重要的優勢是:

 

 

  • 減少電話號碼

 

IVR 軟件是一種技術,可以讓客戶節省時間並比以前更快地解決問題。他們花在電話上的時間越少,您的公司可以服務的人就越多。在客戶撥打常規信息熱線並到達一般接待線之前,IVR 現在通過引入呼叫路由來取代它。客戶呼叫立即得到應答並轉至所請求的部門。即使沒有合適的選項供客戶從 IVR 菜單中進行選擇,呼叫者也可以選擇與代理通話。

 

  • 更好的員工績效

 

IVR 系統最重要的優點之一是 IVR 技術允許員工拒接來電,專注於更嚴重的任務。

 

  • 更好的客戶體驗

 

無論您的公司是呼叫中心、保險辦公室還是百貨公司,您都需要不斷提高客戶滿意度。您的買家希望您回答他們的所有問題,即使在非營業時間也是如此。因此,為了避免負面反饋,您可以將呼叫者最重要的指南添加到 IVR 菜單中。

 

  • 提升品牌形象

 

IVR 幫助呼叫中心和其他業務快速有效地解決來電問題,從而提高在消費者心目中的可信度和品牌形象。
在商業中,沒有什麼比正面的品牌形象更重要的了。當您有許多客戶需要幫助時,這可能很難維護。交互式語音應答系統 (IVR) 可幫助企業應對大量來電。IVR 系統是公司可以投資的最有效和最有利可圖的解決方案之一。

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IVR 語音撥號器功能:

自動撥號

接線員無需親自逐一撥號,系統會自動撥打號碼並將已接通的線路接駁至接線員,提高冷撥 ( Cold Call ) 效率。

新增及查看項目

用戶可以新增項目名稱、推廣內容、建立日期等訊息,之後可設定項目撥出時間、重撥時間等。

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可自訂語音選頂

用戶可以自訂每個選項的語音,例如 : 有意應徵請按 1 字、無意應徵請按 2 字 。

可錄製 IVR 語音

設定 IVR 錄音時,話機的內線會響起,其後可錄製想播放的 IVR 語音,錄音完結束之後,按 [ 播放 IVR 錄音 ] 可確定之前的錄音。

可設定拒收日子

可以設定在指定帳戶某日子不接收 IVR,例如工作時間外或假期。

可設定撥打時間

可以設定系統撥出的時間和日期。

可設定重新撥打時間

可以設定重新撥出的規則,再次撥打。選擇重複排程的規則: 日期 - 指定日期才開始此發佈、時間 、每天、每星期 、每月 、每指定日期。

項目報告

在撥出之後,系統會把客戶所選的選項紀錄並統計,顯示出發佈計劃 ID、執行時間、執行數量、撥出成功及失敗數目、選項的選擇人數。